La posta elettronica rappresenta ormai uno strumento di vitale importanza per lo svolgimento delle attività di Segreteria nelle scuole. Purtroppo il MIUR non sembra sensibile al problema e obbliga gli Enti ad utilizzare una mailbox Istituzionale dalla capacità ormai totalmente inadeguata (400MB).

Così gli Enti sono costretti a prelevare la posta utilizzando il proprio sistema di segreteria digitale (dalla capacità limitata, nel caso di Axios), il quale provvede a protocollare ogni comunicazione. Per questo molti Direttori sono costretti a prelevare la posta attraverso client come Microsoft Outlook, Mozilla o Thunderbird.

 Questo sistema però si scontra con tre serie problematiche:

1. Spesso non avviene un backup della posta, quindi in caso di perdita dei dati si perderebbe anche lo storico delle comunicazioni (ad eccezione di quelle archiviate in Axios Segreteria Digitale o Argo Gecodoc);
2. Nel caso in cui la posta venga utilizzata da più utenti simultaneamente, il Dirigente non ha la possibilità di tenere un archivio di tutte le comunicazioni, poiché ciascun utente utilizza il proprio Outlook;
3. Outlook o Thunderbird hanno spazi di archiviazione limitati.

Per ovviare a queste problematiche è necessario trasferire tutta la posta elettronica “inCloud”.

Ciò permette di avere costantemente a disposizione lo storico della mail, consente l’accesso simultaneo di più utenti e infine grazie allo stoccaggio su Server ad altissima sicurezza non si avranno problemi di backup.

Sono molte, ad oggi, le soluzioni cloud proposte. Pensiamo, ad esempio, al Servizio Gmail di Google, che immagazzina i dati su Server che sono però extra Europei, quindi non adeguati alle stringenti nuove normative in materia di Privacy. Oppure Microsoft che non consente la fruizione simultanea della casella a parte di più utenti.

Per queste ragioni Assistenza Scuola S.r.l.s. ha sviluppato un Servizio risolutivo che si avvale di piattaforme certificate.

Questo Servizio  permette di scaricare la posta istituzionale (PEO o PEC) in una casella di posta cloud presente nelle nostre piattaforme e raggiungibile all’indirizzo email.ilnomechevuoi.it.

La capienza della mailbox può essere scelta contestualmente alla stipula del contratto.

Vantaggi:

• Disponibilità simultanea su qualsiasi dispositivo di tutta la posta istituzionale e il suo archivio di mail ricevute e trasmesse;
• Spazio Mailbox scalabile e gestibile dipendentemente dalle esigenze;
• Stoccaggio sicuro e impossibilità di perdita dello storico delle email istituzionali;
• Uso contemporaneo della mail box da parte dell’utenza abilitata.